1. Verwerkingsverantwoordelijke & verwerker
- Hermes VZW, Blancefloerlaan 69, 2050 Antwerpen (KBO 0843.018.684) is verwerkingsverantwoordelijke voor het platform.
- OVH is verwerker voor hosting en sleutelbeheer; data blijft binnen de EU/EER.
- WZC’s en zorgprofessionals die WZCom gebruiken, blijven zelf verantwoordelijke voor hun zorgrelatie en dossier.
- Contactpunt privacy: privacy@hermesplatform.be.
2. Welke gegevens verwerken we?
- Account- en autorisatiegegevens: naam, e-mail, rol, gekoppeld WZC, loginprovider, laatste aanmeldmoment.
- Verkeers- en auditgegevens: tijdstempels, beperkte IP- en user-agentinformatie, foutcodes, uitgevoerde acties.
- Operationele gegevens: certificaten/keys en configuraties voor veilige berichtenuitwisseling (bv. ehBox/PKI).
- Berichten en bijlagen die via WZCom lopen (kunnen gezondheidsgegevens bevatten) alleen voor de levering van de dienst.
- Geen gebruik van persoonsgegevens voor marketing of profilering.
3. Doelen & rechtsgrond
- Toegang en gebruik van het platform: uitvoering van de overeenkomst met het WZC.
- Beveiliging, misbruikpreventie en auditing: gerechtvaardigd belang.
- Zorg-/berichtinhoud: binnen de wettelijke basis van het WZC of de zorgverlener (art. 9(2)(h) waar van toepassing).
- Wettelijke verplichtingen: bv. minimale log- of bewaarplichten.
4. Bewaartermijnen
- Accounts: zolang nodig voor het contract of tot verwijdering op verzoek (behoudens wettelijke plicht).
- Auditlogs: standaard beperkt (bijv. 90 dagen); pas aan volgens je beleid.
- Berichten/dossiers: volgens afspraken met het WZC en eventuele wettelijke termijnen.
- Sleutels/DEK’s: bewaard zolang de data nodig is; bij verwijdering kan sleutelvernietiging data onleesbaar maken (alleen als technisch van toepassing).
5. Beveiliging en opslag
- Data staat in OVH-datacenters binnen de EU/EER.
- Transportbeveiliging (HTTPS); sessies met Secure/HttpOnly/SameSite.
- Rolgebaseerde toegang, least privilege; logging en monitoring van aanmeldpogingen en fouten.
- Encryptie in transport en rust; sleutelbeheer via OVH KMS indien ingeschakeld.
- Geen opslag van ruwe SSO-tokens of wachtwoorden.
6. Ontvangers & doorgifte
- Subverwerkers: OVH (hosting/KMS) en eventuele EU-tools voor mail/monitoring waar nodig.
- SSO-providers (Google/Microsoft) leveren beperkte authenticatieclaims als eigen verantwoordelijken.
- Geen commerciële doorgifte; enkel ketenpartners die nodig zijn voor de dienst van het WZC.
- Geen doorgifte buiten de EER, behalve voor SSO-providers; indien relevant met passende waarborgen (SCC’s).
7. Cookies
WZCom gebruikt alleen noodzakelijke sessiecookies voor login en beveiligde sessies. Geen marketing- of trackingcookies.
8. Jouw rechten
Je kan de rechten uit de AVG uitoefenen: inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar.
- Zorginhoudelijke gegevens: neem contact op met je WZC of zorgverlener.
- Platform- of loggegevens: mail privacy@hermesplatform.be.
- Niet tevreden? Je kan klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
9. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan toont de laatste wijziging.